4 Melhores ferramentas para ter mais produtividade.

A gestão simultânea de múltiplos projetos muitas vezes chega a ser um grande empecilho para a produtividade do dia a dia de muitos profissionais atualmente. 

Dessa forma, hoje é necessário ser cada vez mais multitarefas e saber gerenciar muito bem o tempo para gerar mais resultados, assim como ter momentos de lazer sem ter aquele arrependimento de que “poderia ter utilizado esse tempo para adiantar aquele projeto” ou renunciar ao seu lazer para poder adiantar projetos.

A procura e o uso de aplicativos, softwares e métodos para ser mais produtivos e mais organizados aumentaram substancialmente.  

Pensando nisso, no conteúdo de hoje, trouxemos a você 4 ferramentas que irão te ajudar a ter uma alta produtividade, fazendo com que tenha uma melhor organização e tempo suficiente de sobra para aproveitar e se divertir com as pessoas que você mais ama nesse mundo. 

Sendo assim e sem mais delongas, vamos à lista das melhores ferramentas que vão melhorar sua produtividade a partir de hoje! Ah! Ao ler até o final do artigo, você também receberá uma dica incrível de método para ser mais produtivo ainda durante sua rotina diária.

1. Excel – Poderoso aliado na produtividade

O Excel é uma ótima ferramenta para ser utilizada nessa parte de gestão. Entretanto você precisará ter um pouco de paciência e habilidades básicas para criar uma planilha do zero. 

Por esse motivo, é perfeito para poder fazer uma base de cadastro de clientes, gerenciar e planejar o tempo ou tarefas do projeto, assim como também pode servir como agenda para você utilizar no controle de múltiplos projetos. Um dos melhores pontos positivos para usar ele, é justamente o controle financeiro que você pode ter a partir de uma simples planilha. Porém, essa parte iremos conversar nos próximos capítulos.  

A seguir deixo disponível alguns exemplos de modelo de planilha que você pode criar para gerenciar seus projetos e seu negócio como designer ou qualquer outra profissão que você exerça de maneira geral. Ah! E como somos muito legais deixaremos disponível alguns links onde você pode fazer o download já de alguns modelos de planilhas para o seu negócio como freelance.

2. Google Agenda – Tarefas, cronogramas e muito mais

O Google Agenda é um aplicativo mais específico para organizar o seu dia a dia e a sua agenda de tarefas. Em poucos passos você consegue agendar todas as suas entregas de tarefas, podendo colocar descrições e lembretes. Além disso, o aplicativo é perfeito para você poder gerenciar o seu tempo no dia a dia, te dando a possibilidade de criar metas relacionadas a coisas que você deseja fazer durante a semana, alocando automaticamente um horário e dia disponível na sua agenda para você realizar tranquilamente.  

Seu ponto positivo é o modo de visualização que permite a você olhar as tarefas por dia, semanalmente ou mensalmente. E, por fim, como qualquer outro calendário de smartphone, ele integra todos os calendários que você possua no seu aparelho e no seu e-mail. 

3. Microsoft To Do – Alta produtividade, desempenho e organização

O Microsoft To Do é um aplicativo disponível tanto para smartphone, quanto para os computadores. Ele é perfeito para gerenciar e organizar todos os passos a passos dos seus projetos.

Com ele você pode utilizar perfeitamente as dicas número 2 e 3 citadas anteriormente para a gestão do seu projeto. E ainda permite colocar sub tarefas dentro de uma mesma tarefa, ou seja, você pode nomear várias abas como clientes e em seguida nomear os projetos que você precisa fazer colocando data de entrega e outras especificações.  

Dentro das tarefas, você pode colocar pequenas sub tarefas ou pequenos blocos de trabalhos como é utilizado no método ágil. Seu ponto principal é a integração com seu e-mail, que faz seus e-mails sinalizados aparecerem nas suas tarefas do aplicativo automaticamente. 

4. Asana – Uma plataforma de alta gestão

Por fim, a última ferramenta ideal para você utilizar no gerenciamento de seus projetos é o Asana. Basicamente esse aplicativo foi criado especificamente para a gestão de projetos, contando com a versão free e paga.

Porém, apenas com a versão free, você já tem uma gama de ferramentas e utilidades perfeitas para você aumentar exponencialmente a sua produtividade e gerenciar de forma eficiente os seus projetos.  

Similarmente a outras plataformas de gestão a sua grande vantagem é poder criar vários blocos de projetos, nomeá-los, mudar cores e ícones e, dentro desses blocos, colocar tarefas com sub tarefas e, dentro das sub tarefas, colocar mais sub tarefas; deixando o trabalho mais detalhado possível e podendo acompanhar cada progresso que você realiza.  

Dessa forma, você também pode cronometrar e acompanhar o tempo de trabalho de cada tarefa, e isso vai te ajudar a ter uma melhor base de dados sobre o tempo que você leva em cada processo que você dividiu – Lembre-se das dicas que conversamos anteriormente.

Além disso, ele permite a integração com inúmeros softwares e aplicativos, seja do Google ou da Microsoft ou de outras empresas. Você também pode convidar outras pessoas para o seu grupo de trabalho. 

Asana é referência em Gestão

É interessante destacar que esse aplicativo é muito usado por empresas no gerenciamento de seus projetos. E você, como freelancer, também pode utilizar individualmente sem problema algum, até porque seu negócio também é uma empresa. 

Da mesma forma temos outra característica incrível deste aplicativo que é justamente a possibilidade de você anexar imagens e arquivos de tudo o que você acha importante dentro de cada tarefa ou sub tarefa ou projeto, colocar resumos, avisos, documentação e os status de andamento de cada projeto. Fazendo você estar sempre a par de todos seus projetos e suas datas de entrega. 

Sua visibilidade também é híbrida, bem como você pode ver as tarefas e projetos em um calendário, em pequenos blocos semelhantes ao do Trello, em listas e como forma de cronograma, sendo essa última opção disponível apenas na versão premium. 

Vale lembrar que esse aplicativo está disponível tanto para smartphone, quanto na versão desktop, sendo a versão desktop acessível por meio da plataforma do site do Asana, que ficará disponível no fim desse capítulo. 

A principio vale destacar que, todas as ferramentas aqui disponíveis são úteis cada qual a sua maneira, é interessante utilizar sempre mais do que uma ferramenta para gerenciamento de seus projetos. 

Se possível experimente todas e escolha quais são as melhores para a sua rotina de trabalho. Todas essas ferramentas são utilizadas por nós, autores, e cada uma delas possui a sua devida eficiência para o sucesso na gestão de nossos projetos. 

Desde já, veja também como administrar o seu tempo da melhor forma possível utilizando uma estratégia não tão nova assim, mas que traz ganhos surpreendentes. A técnica milenar Pomodoro!

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Juntos a criação acontece! Até mais!